Adalah suatu
kebijakan yang harus dilakukan dalam rangka proses management, dimana
berhubungan dengan penggolongan secara langsung untuk melakukan pemilihan
distribusi atau disposisi dari record yang perlu disimpan maupun record yang
harus dimusnahkan.
Record juga perlu
di golong-golongkan, hal ini dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan
pemilihan dan menentukan kapan suatu record akan di simpan dan dimusnahkan,
berikut adalah penggolongan record – recordnya :
- Non Essential
Atau bisa di sebut
dengan ‘record tidak penting’, record ini ditujukan pada surat – surat catatan
– catatan atau laporan – laporan atau nota – nota, atau slip – slip pendaftaran
pegawai,dll yang hanya digunakan dalam waktu singkat atau bahkan hanya beberapa
menit saja.
- Helpful
Atau dapat
disimpulkan ‘record yang dapat dimanfaatkan’. Disini record tersebut tidak
berfungsi secara jangka panjang, dan memiliki masa expired, dan akan berguna
pada saat masa expired belum tercapai. Jika sudah expired, maka record ini
dapat dimusnahkan, record – record yang di maksud adalah :
- Surat Undangan
- Dokumen periodic
- Surat keterangan ijin sakit
- Surat dinas cabang perusahaan.
- Important
Atau bisa disebut
‘record yang penting’. Biasanya mempunyai jangka waktu reltive lama (hingga 4
sampai 5 tahun), dan record ini perlu peninjauan secara terus menerus. Yang
termasuk dalam record ini adalah :
- Dokumen penjualan
- Laporan keuangan
- Wesel tagih, dll
- Vital
Atau record sangat
penting, record ini tidak akan dimusanahkan mengingat fungsi primary dari
record ini. Bisa dibilang record ini adalah record hidupmatinya perusahaan
karena memang diperlukan sampai perusahaan itu bangkrut. Berikut adalah record
– record yang dimaksud :
- Surat akte pendirian perusahaan
- Surat perjanjian kontrak
- Surat asuransi
- Surat hak milik perusahaan, dll.
Share mengenai
Record Reterntion Schedule
Sedikit share
mengenai adanya record retention schedule ini dalam kehidupan yang saya
jalankan setiap hari. Sebelum ke intinya, saya ingin cerita dulu mengenai
kerjaan saya setiap hari. Saya kerja sebagai programmer dan DBA dalam suatu
software house swasta di Jakarta Barat. Product yang kami buat adalah ‘core’
khusus untuk perusahaan multifinance. Dikatakan ‘core’ karena memang aplikasi
yang kami buat digunakan untuk sehari – hari oleh perusahaan multifinance,
mulai managing customer baru sampai schedule kredit, sampai customer tersebut
selesai (dengan baik atau bahkan selesai dengan buruk artinya kendaraan di Repo
karena tak bisa membayar cicilan sesuai schedule).
Aplikasi yang saya
buat terdiri dari 10 module sesuai dengan department masing – masing, diantara
10 module tersebut ada 1 module dengan nama Asset document Maintenance yang
isinya adalah maintenance record – record seperti yang sudah dijelaskan diatas.
Mengapa sampai di buat 1 module khusus untuk maintenance record ? karena
sebegitu pentingnya record yang dimaintenance. Dalam module itu tertera status
dari masing – masing document, jadi sampai kapanpun record tersebut harus
diketahui keberadaanya, kemudian history – history bagi record yang sudah
release (sudah diserahkan pada customer) juga masih tersimpan rapih di dalam
database. Jadi kalau saya menanggapi mengapa sampai ada module RECORD RETENTION
SCHEDULE ini adalah menyadarkan semua orang bahwa record – record yang dianggap
penting harus di maintenance, jadi sampai record tersebut sudah selesai
fungsinya kita bisa pastikan statusnya dan bisa memusnahkan secara tegas (tidak
ragu-ragu apakah masih berfungsi atau tidak record ini).
https://coursemean.wordpress.com/2011/11/23/record-retention-schedule/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar