Untuk menjelaskan Tata kerja, Prosedur kerja dan Sistem kerja, masing-masing harus di jelaskan secara terpisah sehingga pengertiannya tidak rumit.
• Tatakerja merupakan cara melaksankan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.
Contohnya :
- Stabilitas : maksudnya bahwa system, tata, dan prosedur kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja.
• Prosedur kerja merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat di selesaikan.
• Sistem kerja merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam melnyelesaikan suatu pekerjaan.
Contohnya :
- Stabilitas : maksudnya bahwa system, tata, dan prosedur kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja.
- Fleksibilitas : artinya bahwa dalam pelaksanaanya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas.
Contoh :
Salah seoerang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan.
Metode sistem kerja merupakan kesatuan ide yang dapat diaplikasikan
dimana penggunaan konsep ”sistem kerja” dianggap sebagai titik untuk memahami, menganalisa dan memperbaiki sistem dalam suatu organisasi, baik IT termasuk di dalamnya ataupun tidak.
Dasar dari metode sistem kerja, antar lain :
1. Hubungan antara sistem kerja dan bidang sistem informasi Konsep dari sistem kerja yaitu kasus umum yang mencakup system informasi, projects, rantai nilai, rantai supply, dan kasus spesial lainnya.
2. Warisan dari komponen dan properti dari sistem kerja Kasus spesial dari sistem kerja, sistem informasi dan projects mungkin mewariskan elemen sistem, properti dan generalisasi dari sistem kerja secara umum.
3. Pemahaman tujuan dan kunci sukses dari sistem informasi Sistem informasi yang ada mendukung satu atau lebih dari sistem kerja yang mungkin tidak sama sekali, sebagian ataupun seluruhnya menggunakan sistem informasi.
4. Pengaplikasian prinsip umum mengenai sistem kerja Kesatuan dari prinsip umum yang berhubungan dengan sistem kerja merupakkan dasar dari metode sistem analisa dimana bisnis dan pekerja IT dapat menggunakan apapun yang berguna bagi mereka.
5. Model siklus hidup sistem kerja Sistem informasi dan sistem kerja Aktifitas-aktifitas dalam proses bisnis dibatasi menjadi enam tipe dari aktifitas yang bersifat komputerisasi ataupun manual, antara lain :
1. Mendapatkan informasi
2. Menerima informasi
3. Mentransmisikan informasi
4. Memanipulasi informasi
5. Menyimpan informasi
6. Menampilkan informasi
Misalnya:
Mengenai sistem kearsipan perpustakaan:
1.Mengkalsifakasi buku berbahasa inggris dan berbahasa indonesia.
2.Pengkodean buku atau coding
3.Mengatur buku yang sudah diberi kode yang sudah disediakan
Jadi dengan adanya sistem kerja, tatakerja, dan prosedur kerja menjadikan pelaksanaan fungsi menajemen dan kebijaksanaan pimpinan mejadi lebih terarah,terkoodinir dan terkontrol dengan baik.
Prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam memakai tata kerja, prosedur dan sistem kerja pada suatu instansi adalah sebagai berikut:
1. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
2. Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tantang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.
3. Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
4. Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.
5. Dalam penetapan tahap-demi tahap dalam rangkaian pekerjaan ( misalnya soal prose¬dur surat keluar ) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah satu tujuan.
6. Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
7. Di samping itu hams ditetapkan pula skill atau kecakapan dan ketrampilan tenaj a kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Jadi ii i dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja. Dengan kata lain prosedi r kerja disusun bukan berdasarkan jumlah (quantity) tenaga kerja yang ada, melainka 1 berdasarakan skill (quality) tenaga kerja yang dibutuhkan untuk dapat menyelesa kan suatu bidang pekerjaan tertentu.
Sumber : http://failedbom.blogspot.com/2012/06/tata-kerja-prosedur-kerja-dan-sistem.html
