Kamis, 07 Mei 2015

Komunikasi Dalam Organisasi

 DEFINISI KOMUNIKASI ORGANISASI
          Pada dasarnya, Komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan atau pun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat didalamnya guna mencapai kesamaan makna.  Secara sederhana, komunikasi adalah proses penyampaian atau transfer dan pemahaman suatu pengertian (meaning). Jadi dalam berkomunikasi, kita menyampaikan pesan yang ada pada kita kepada orang lain. Serta organisasi adalah Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dan komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik.

          Sedangkan definisi komunikasi organisasi menurut beberapa ahli adalah :
·         Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas. (Everet M. Rogers)
·         Komunikasi organisasi adalah sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang. (Robert Bonnington)
·         Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi didalam kelompok fomal maupun informal dari suatu organisasi. (Wiryanto, 2005)
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.
Komunikasi berperan penting dalam mencapai tujuan sebuah organisasi, karena tidak mungkin sebuah organisasi akan berjalan jika tidak ada interaksi didalamnya. Fungsi komunikasi organisasi tersebut adalah :
  • Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan.
  • Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
  • Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
·         Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Di dalam proses komunikasi diketahui bahwa dalam menyampaikan pesan, dibutuhkan sebuah saluran yang berguna sebagai media untuk menyampaikan pesan tersebut agar sampai dengan benar pada penerima pesan. Saluran merupakan perantara yang dipakai pesan dalam menempuh perjalanan. Saluran tersebut dipilih oleh pengirim, apakah ia hendak menggunakan saluran yang formal atau informal. Saluran formal (formal channels) disediakan oleh organisasi dan berfungsi sebagai penyampai pesan-pesan yang berhubungan dengan aktivitas profesional dari para anggotanya. Saluran informal (informal channels) yaitu saluran komunikasi yang diciptakan secara spontan dan muncul sebagai tanggapan terhadap pilihan-pilihan individual.

a.         Saluran Formal
Saluran komunikasi formal adalah saluran yang terorganisasi dengan baik. Seperti lembaga sosial lainnya, saluran komunikasi formal bercirikan aturan-aturan yang stabil, pejabatnya melakukan pekerjaan yang benar-benar jelas, aturan pekerjaannya disusun dengan baik dan dapat diikuti oleh orang yang berbeda-beda, dan adanya sanksi yang jelas. Dalam saluran komunikasi informal itu ada ukuran penerimaan, jalur pengiriman yang terencana, prosedur verifikasi, dan kode etik perilaku. Karena peserta dalam organisasi itu dapat dikenali maka mereka secara pribadi dapat dipercaya dalam pekerjaannya.
Itulah salah satu ciri  saluran komunikasi formal yang khas, sebagaimana dikatakan oleh Shibutani (1966), adalah bahwa saluran itu berfungsi sebagai standar bagi semua laporan yang datang dari semua sumber agar dapat diperiksa kebenarannya. Ciri kedua adalah dalam saluran (formal) itu sumber pesan dapat dikenali, dan tentunya dapat dipercaya. Saluran formal juga disebut sebagai saluran yang melembaga. Sifat saluran komunikasi formal beragam sesuai dengan jenis masyarakat di mana saluran itu berada.

b.      Saluran Informal
Komunikasi melalui saluran informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual. Saluran Informal terjadi di antara karyawan dalam suatu organisasi yang dapat berinteraksi secara bebas satu sama lain terlepas dari kewenangan dan fungsi jabatan mereka, seperti perbincangan antar pribadi, misalnya; selama masa istirahat kerja. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

KOMUNIKASI VERTIKAL
       Dalam memahami organisasi dan pola komunikasi di dalamnya, satu konsep kritis adalah arahnya. Vertical Communication (komunikasi tegak) merupakan pengiriman dan penerimaan pesan di antara level sebuah hirarki, ke bawah dan keatas. Komunikasi vertikal terbagi menjadi dua, yaitu :
a.         Downward Communication (komunikasi kebawah) 
komunikasi yang dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah, terutama mengkomunikasikan pesan dari yang memiliki kekuasaan kepada yang lebih sedikit kekuasaannya; merupakan model umum komunikasi dalam sebuah organisasi. Komunikasi ini melibatkan instruksi, anggaran yang disetujui atau tidak, pernyataan kebijakan, variasi dalam standar prosedur operasi dan mencatat perubahan-perubahan lainnya, pengumuman umum, pertemuan,ekspresi tujuan, sasaran, dan pernyataan misi. Pesan-pesan ini mungkin dapat dikirimkan lewat memo, email, catatan,dan saluran individu ke grup atau dari individu ke individu; atau mereka mungkin saja dapat disampaikan tidak langsung melalui orang lain dalam hirarki.
Komunikasi kebawah seringkali berbentuk pemberian instruksi atau penjelasan bagaimana seorang atasan menginginkan suatu tugas diselesaikan para atasan mengirimkan informasi mengenai peraturan, kebijakan, dan standar minimum. Para atasan juga memberikan informasi untuk menilai prestasi bawahan atau memotivasi seorang bawahan. Komunikasi ke bawah menetapkan suatu organisasi bisnis. Apabila sebagian besar dalam organisasi dalam bisnis berasal daripuncak (vertikal ke bawah) dan biasanya berupa instruksi, gaya organisasi cenderung otokrasi. Apabila sebagian besar komunikasi ke bawah bersifat mendukung dan memiliki unsur perhatian yang besar terhadap bawahan, rangkaian sifat akan lebih bersifat mendukung. Komunikasi seperti itu akan mendorong pembentukan kolaborasi antara pimpinan dan pegawai. Lebih jauh lagi, komuniaksi akan mendorong rangkaian penuh komunikasi ke atas.

b.         Upward Communication (komunikasi keatas) 
merupakan suatu kondisi yang mungkin lebih penting dari downward communication. Saluran upward communication membawa data dari pelanggan mengenai produksi barang dan pelayanan, dan segala kebutuhan yang diperlukan untuk operasi organisasi dari hari ke hari. Keterangan ini dapat digunakan bila orang-orang yang berada di level atas di suatu organisasi adalah orang-orang yang memiliki keterampilan mendengar, mengumpulkan feedback dan dapat dipercaya. Upward communication dapat pula menjadi sumber subur ide-ide baru dan penyelesaian masalah yang kreatif, terutama karena orang-orang di bagian bawah hirarki dekat dengan masalah-masalah spesifik dan dapat lebih waspada kepada solusi praktis daripada orang-orang yang berada di puncak hirarki. Komunikasi keatas membawa informasi dari tingkat bawah ke tingkat atas organisasi.
Para pimpinan organisasi menerima feedback tentang efektifitas keputusan yang telah diambilnya. Anggota tingkat bawah mempunyai kesempatan untuk menginformasikan dan mengajukan keluhan, dan memberikan saran untuk pengembangan. Komunikasi keatas terjadi jika pesan mengalir dari bawahan ke manajer atau atasan. Para pegawai harus melaporkan kemajuan mereka dalam penyelesaian tugas-tugas; jika ada, tugas-tugas apa yang menyebabkan masalah bagi mereka; saran-saran bagi peningkatan produk atau peningkatan prosedur; dan yang terpenting adalah perasaan mereka mengenai bagaiaman asegala sesuatu berjalan. Komunikasi keatas merupaakan hal yang penting- para manajer memerlukan umpan balik yang akurat mengenai pesan-pesan mereka apakah telah dipahami atau bagaimana keputusan-keputusan tersebut diterima setelah masalah-masalah apa yang dikembangkan.
 KOMUNIKASI HORIZONTAL
       Komunikasi Horizontal merupakan jenis komunikasi yang mengambil tempat satu level dalam organisasi. Sebagai contoh, di dalam tim, diantara kepala departemen dan diantara pengkoordiansi dan peranan penghubung. Terkadang, semakin cepat dan semakin efektif sebuah pesan terkirim secara horizontal daripada upward maupun downward.
Komunikasi lateral atau horisontal terjadi antar rekan kerja. Anggota tim dan departemen harus berkomunikasi untuk memperluas hubungan kerja mereka. Karena jalur otoritas tidak berseberangan, maka komunikasi lateral ini lebih cepat daripada komunikasi ke atas atau ke bawah secara hirarkis. Komunikasi horisontal terjadi antara orang-orang yang pada tingkat yang sama atau orang-orang yang pada tingkat yang berhubungan pada divisi yang berbeda dalam suatu organisasi. Komunikasi horisontal yang efektif dapat membantu orang-orang untuk mengkoordinasikan proyek menyelesaikan masalah, memberikan pemeriksaan informasi, memecahkan konflik-konflik dan membuka jalan bagi terciptanya hubungan-hubungan bisnis.
Namun, Seringkali komunikasi horisontal terhalang karena kecemburuan, hambatan spesialisasi teknis, atau lokasi yang terpisah dan terlalu banyak arus informasi yang diterima pegawai untuk memproses data secara tepat. Sebagai contoh, orang-orang pada suatu unit mungkin merasa bahwa mereka bersaing dengan staf produksi untuk semua jenis bonus, informasi, posisi baru, dan sebagainyap dan mungkin berupaya membatasi jumlah informasi yang dibagikan   
         Tersedianya arus komunikasi horisontal sering kali dilupakan dalam sebuah organisasi. Komunikasi horisontal sangat penting bagi koordinasi dan integrasi dari beraneka ragam fungsi keorganisasian. Komunikasi dari teman sejawat ke teman sejawat sering kali diperlukan untuk mengadakan koordinasi dan dapat juga memberikan kepuasan terhadap kebutuhan sosial.
         Berikut beberapa contoh Saluran Komunikasi dalam Organisasi :

Komunikasi Vertikal
Komunikasi Horizontal
Upward Communication
Downward Communication
o Rapat- secara face to face, elektronik
o Partisipasi dalam pembuatan keputusan (projek tim)
o Upward appraisal
o Email, Telepon
o Newsletter organisasi
o Kebijakan buka pintu
o Survey opini dan audit komunikasi

o Instruksi tugas dan deskripsi
o Kebijakan dan manual prosedur
o Appraisal
o Pertemuan resmi
o Perintah dan arahan
o Rapat- secara face to face, elektronik
o Program Induksi karyawan baru
o Telepon, Memo dan email
o Papan pengumuman dan intranets
o Laporan annual
o Rapat- secara face to face, elektronik
o Lintas departemen, lintas divisi, lintas projek
o Telepon
o Email
o Aktivitas sosial
o Program pelatihan


HAMBATAN-HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI EFEKTIF
Secara umum, hambatan komunikasi terbagi dua yaitu, hambatan internal dan hambatan eksternal; Hambatan internal, adalah hambatan yang berasal dari dalam diri individu yang terkait kondisi fisik dan psikologis. Contohnya, jika seorang mengalami gangguan pendengaran maka ia akan mengalami hambatan komunikasi. Sedangkan hambatan eksternal, adalah hambatan yang berasal dari luar individu yang terkait dengan lingkungan fisik dan lingkungan sosial budaya. Contohnya, suara gaduh dari lingkungan sekitar dapat menyebabkan komunikasi tidak berjalan lancar.
Secara umum hal ini menganggu tersampainya sebuah pesan.  Sedangkan hambatan komunikasi dalam organisasi yang menyebabkan komunikasi tidak efektif adalah :
1.       Iklim komunikasi tertutup, karyawan sedikit mengetahui tentang perusahaan. Informasi dikuasai oleh pemimpin.
2.        Struktur organisasi yang besar dan berjenjang , distorsi, penyampaian tertunda, persepsi berbeda.
3.       Filtering, pesan dirubah, diperpendek, atau diperpanjang.
4.       Tidak percaya, merasa diperdaya, dimanipulasi atau diperlakukan dengan tidak adil.
5.       Rivalitas antar karyawan, saling merahasiakan informasi yang bisa menguntungkan orang lain.
Walaupun tidak ada yang mengharapkan hambatan itu terjadi, namun hambatan itu bisa saja terjadi dalam bentuk komunikasi apapun, karena komunikasi dilakukan dengan banyak jenis orang, dengan cara yang berbeda-beda. Namun, cara mengatasinya adalah :
1.         Mendorong iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback dari karyawan
2.         Menyederhanakan struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih cepat
3.         Mempromosikan komunikasi horizontal, meningkatkan moral, menambah ide-ide.
4.         Membuat pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi seperti newsletter untuk memuat berita/informasi perusahaan.

 MENJADI KOMUNIKATOR YANG  LEBIH EFEKTIF
Komunikator memegang peran penting dalam komunikasi, bahkan dalam proses komunikasi, komunikator ini tidak hanya dilihat dari apa yang dikatakannya, tapi juga berbagai aspek karakteristik seorang komunikator. Ada beberapa aspek komunikator efektif, yaitu :
1) Kredibilitas. Kredibilitas berkaitan dengan bagaimana para pemimpin memperoleh kepercayan dan keyakinan dari orang-orang yang dipimpinnya. Dalam perusahaan pemimpin yang tidak punya kredibilitas sulit mempengaruhi bawahannya.
2) Daya Tarik. Daya tarik berkenaan dengan keadaan yang menunjukkan penerima pesan melihat komunikator sebagai orang yang menyenangkan. Seorang pimpinan yang tidak punya sifat-sifat yang menarik, tidak akan bisa membuat komunikasi yang menyenangkan dengan bawahan.
3) Kemampuan Intelektual. Ialah tingkat kecakapan, kecerdasan dan keahlian dari komunikator.
4) Integritas.  Yaitu Keterpaduan antara ucapan dan perbuatan. Seorang manajer yang tidak sesuai  Antara perkataan dan perbuatannya sulit untuk pesannya dilaksanakan bawahan.
5) Keterpercayaan. Manajer yang tidak dipercayai bawahan akan sulit menyampaikan pesan dengan baik.
6) Kepekaan Sosial. Adalah kemampuan komunikator untuk memahami situasi di lingkungan perkantoran. Seorang manajer seharusnya bisa melihat suasana kantor, apabila suasana sibuk maka pesan akan disampaikan lain waktu.
7) Kematangan Tingkat Emosional. Ialah kemampuan komunikator untuk mengendalikan emosinya, sehingga tetap dapat melaksanakan komunikasi dalam suasana yang menyenangkan.
8) Memiliki Lingkup Pandangan dan Lingkup Pengalaman.  Artinya komunikator mempunyai referensi pandangan dan pengalaman tentang  penerima pesan. Manajer yang baik memiliki referensi dan pemahaman yang baik tentang karyawannya, bagaimana tingkat pendidikannya, bagaimana pengalamannya, sehingga manajer bisa menyesuaikan dengan cara penyampaiannya dengan karyawannya agar mudah dipahami.        
 

https://www.academia.edu/8971836/Komunikasi_dalam_Organisasi

PENGERTIAN FILING

  Filing adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat surat, catatan catatan, perhitungan perhitungan, grafik grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat tepatnya dalam rangka melakakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Mengapa suatu Filing diperlukan dalam suatu perusahaan ?

     Dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang disimpan tersebut dipakai dengan mengikuti perubahan di waktu yang akan dating baik menyangkut masalah yang berhubungan dengan perencanaan,pengembangan perusahaan, maupun kemajuan dan perubahan organisasi.
     Masalah keamanan penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu waktu jika diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena menyankut dengan proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan perusahaan. Sehingga kecepatan waktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manager sangat perlu diperhatikan.
     FILING merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manajer yang sewaktu waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan. FILING yang dibuat setepat tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai warkat atau PAPERS.
Papers tersebut antara lain :

- Surat pembayaran barang
- Surat penerimaan barang
- Surat hutang
- Surat asuransi
- Surat penjualan barang
- Surat pengiriman barang dll

PENYUSUNAN PAPERS KE DALAM FILE

Untuk menunjang keamanan penyimpanan papaers bisa dilakukan dengan beberapa cara misalnya :

1. System Penyusunan Papers Menurut Abjad

Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :
a. Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya
b. Masalah yang akan dibahas, topic yang dibicarakan
Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topic ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topic atau nama yang lainya.

2. System Penyusunan Papers Menurut Subyek

Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad. Modifikasi tersebut dalam hal ini surta atau subyek pokoknya jadi tidak semata mata abjadnya saja.

3. System Penyusunan Papers Menurut Nomor
Penyusunan papers ini dengan jalan menempatkan file file kedalam tempat yang sesuai untuk kemudian setiap tabs (adalah lembaran menonjol sehingga jelas menjadi pembatas antara bagian bagian yang berbeda) dari masing masing file yang dibubuhi nomor dan menempatkannya sesuai dengan nomor surat. Penyusunan ini biasa digunakan untuk paper-papers seperti cek, wesel atau surat surat berharga lainnya.

4. System Penyusunan Papers Menurut Daerah

File ini digunakan pada instansi atau perusahaan yang mempunyai kantor cabang.
Manfaat penggunaan system file ini yaitu dapat dengan mudah mengetahui luasnya wilayah penjualan atau tanggung jawab masing-masing cabang sehingga dapat membuat atau memperkirakan anggaran belanja, oengahasilan , biaya perseorangan yang dibutuhkan untuk memperlancar operasi perusahaan.

5. System Penyusunan Papers Menurut Waktu

Penyusunan file dilakukan dengan memperhatikan urutan waktu penerimaan papers dan jangan lupa system ini sangat ditunjang keberhasilannya dengan memakai system tabs.
Cara ini biasanya dipakai untuk mencatat semua tagiahan menurut urutan jatuh tempo atau pemberian kredit usaha ataupun korespondensi dan sebagainya.
Manfaat system ini bisa diketahui kapan suatu piutang sudah saatnya ditagih, beberapa jumlahnya dan berapa denda atau biaya ditanggung dalam jangka waktu pendek, kapan saat mendesaknya dan sebagainya.

PERKEMBANGAN PENYIMPANAN DATA

     Perkembangan penyimpanan data yang diperlukan suatu perusahaan yang sewaktu waktu dapat diambil dengan mudah cepat berkembang seiring dengan perkembangan kemajuan teknologi.
Perkembangan teknologi yang sangat membantu meringankan beban petugas penyimpanan data adalah perkembangan teknologi di bidang teknik computer dimana dengan perkembangan teknologi computer maka sekarang dapat digunakannya mesin mesin electronic data processing, pita suara, laser disc, compact disc dsb.
     Ada batas batas waktu tertentu suatu papers sudah tidak dibutuhkan lagi atau diperlukan surat surat tertentu kita masukkan kedalam suatu file.
Kebijaksanaan tersebut yaitu maslah bagaimana penerapan suatu system filing benar benar tepat dilakukan, bagaimana kegunaan penyimpanan suatu papers atau apa yang akan diperoleh dengan penyimpanan suatu papaers dapat kita pelajari dalam kebijaksanaan di bidang Records Retention Schedule.

http://argienanlenka.blogdetik.com/2010/07/17/pengertian-filing/

Record Retenttion Schedule


Adalah suatu kebijakan yang harus dilakukan dalam rangka proses management, dimana berhubungan dengan penggolongan secara langsung untuk melakukan pemilihan distribusi atau disposisi dari record yang perlu disimpan maupun record yang harus dimusnahkan.
Record juga perlu di golong-golongkan, hal ini dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu record akan di simpan dan dimusnahkan, berikut adalah penggolongan record – recordnya :

  • Non Essential
Atau bisa di sebut dengan ‘record tidak penting’, record ini ditujukan pada surat – surat catatan – catatan atau laporan – laporan atau nota – nota, atau slip – slip pendaftaran pegawai,dll yang hanya digunakan dalam waktu singkat atau bahkan hanya beberapa menit saja.

  • Helpful
Atau dapat disimpulkan ‘record yang dapat dimanfaatkan’. Disini record tersebut tidak berfungsi secara jangka panjang, dan memiliki masa expired, dan akan berguna pada saat masa expired belum tercapai. Jika sudah expired, maka record ini dapat dimusnahkan, record – record yang di maksud adalah :

  1. Surat Undangan
  2. Dokumen periodic
  3. Surat keterangan ijin sakit
  4. Surat dinas cabang perusahaan.
  5. Important
Atau bisa disebut ‘record yang penting’. Biasanya mempunyai jangka waktu reltive lama (hingga 4 sampai 5 tahun), dan record ini perlu peninjauan secara terus menerus. Yang termasuk dalam record ini adalah :

  1. Dokumen penjualan
  2. Laporan keuangan
  3. Wesel tagih, dll
  4. Vital
Atau record sangat penting, record ini tidak akan dimusanahkan mengingat fungsi primary dari record ini. Bisa dibilang record ini adalah record hidupmatinya perusahaan karena memang diperlukan sampai perusahaan itu bangkrut. Berikut adalah record – record yang dimaksud :

  1. Surat akte pendirian perusahaan
  2. Surat perjanjian kontrak
  3. Surat asuransi
  4. Surat hak milik perusahaan, dll.

Share mengenai Record Reterntion Schedule
Sedikit share mengenai adanya record retention schedule ini dalam kehidupan yang saya jalankan setiap hari. Sebelum ke intinya, saya ingin cerita dulu mengenai kerjaan saya setiap hari. Saya kerja sebagai programmer dan DBA dalam suatu software house swasta di Jakarta Barat. Product yang kami buat adalah ‘core’ khusus untuk perusahaan multifinance. Dikatakan ‘core’ karena memang aplikasi yang kami buat digunakan untuk sehari – hari oleh perusahaan multifinance, mulai managing customer baru sampai schedule kredit, sampai customer tersebut selesai (dengan baik atau bahkan selesai dengan buruk artinya kendaraan di Repo karena tak bisa membayar cicilan sesuai schedule).
Aplikasi yang saya buat terdiri dari 10 module sesuai dengan department masing – masing, diantara 10 module tersebut ada 1 module dengan nama Asset document Maintenance yang isinya adalah maintenance record – record seperti yang sudah dijelaskan diatas. Mengapa sampai di buat 1 module khusus untuk maintenance record ? karena sebegitu pentingnya record yang dimaintenance. Dalam module itu tertera status dari masing – masing document, jadi sampai kapanpun record tersebut harus diketahui keberadaanya, kemudian history – history bagi record yang sudah release (sudah diserahkan pada customer) juga masih tersimpan rapih di dalam database. Jadi kalau saya menanggapi mengapa sampai ada module RECORD RETENTION SCHEDULE ini adalah menyadarkan semua orang bahwa record – record yang dianggap penting harus di maintenance, jadi sampai record tersebut sudah selesai fungsinya kita bisa pastikan statusnya dan bisa memusnahkan secara tegas (tidak ragu-ragu apakah masih berfungsi atau tidak record ini).

https://coursemean.wordpress.com/2011/11/23/record-retention-schedule/


Senin, 23 Maret 2015

Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja

Untuk menjelaskan Tata kerja, Prosedur kerja dan Sistem kerja, masing-masing harus di jelaskan secara terpisah sehingga pengertiannya tidak rumit.

• Tatakerja merupakan cara melaksankan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.
Contohnya :
  - Stabilitas : maksudnya bahwa system, tata, dan prosedur kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja.
• Prosedur kerja merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat di selesaikan.
• Sistem kerja merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam melnyelesaikan suatu pekerjaan.
 Contohnya :
   - Stabilitas : maksudnya bahwa system, tata, dan prosedur kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja.
  - Fleksibilitas : artinya bahwa dalam pelaksanaanya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas.
Contoh :
Salah seoerang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan.
 Metode sistem kerja merupakan kesatuan ide yang dapat diaplikasikan
dimana penggunaan konsep ”sistem kerja” dianggap sebagai titik untuk memahami, menganalisa dan memperbaiki sistem dalam suatu organisasi, baik IT termasuk di dalamnya ataupun tidak.
Dasar dari metode sistem kerja, antar lain :
1. Hubungan antara sistem kerja dan bidang sistem informasi Konsep dari sistem kerja yaitu kasus umum yang mencakup system informasi, projects, rantai nilai, rantai supply, dan kasus spesial lainnya.
2. Warisan dari komponen dan properti dari sistem kerja Kasus spesial dari sistem kerja, sistem informasi dan projects mungkin mewariskan elemen sistem, properti dan generalisasi dari sistem kerja secara umum.
3. Pemahaman tujuan dan kunci sukses dari sistem informasi Sistem informasi yang ada mendukung satu atau lebih dari sistem kerja yang mungkin tidak sama sekali, sebagian ataupun seluruhnya menggunakan sistem informasi.
4. Pengaplikasian prinsip umum mengenai sistem kerja Kesatuan dari prinsip umum yang berhubungan dengan sistem kerja merupakkan dasar dari metode sistem analisa dimana bisnis dan pekerja IT dapat menggunakan apapun yang berguna bagi mereka.
5. Model siklus hidup sistem kerja Sistem informasi dan sistem kerja Aktifitas-aktifitas dalam proses bisnis dibatasi menjadi enam tipe dari aktifitas yang bersifat komputerisasi ataupun manual, antara lain :
1. Mendapatkan informasi
2. Menerima informasi
3. Mentransmisikan informasi
4. Memanipulasi informasi
5. Menyimpan informasi
6. Menampilkan informasi
Misalnya:
Mengenai sistem kearsipan perpustakaan:
1.Mengkalsifakasi buku berbahasa inggris dan berbahasa indonesia.
2.Pengkodean buku atau coding
3.Mengatur buku yang sudah diberi kode yang sudah disediakan

Jadi dengan adanya sistem kerja, tatakerja, dan prosedur kerja menjadikan pelaksanaan fungsi menajemen dan kebijaksanaan pimpinan mejadi lebih terarah,terkoodinir dan terkontrol dengan baik.

 Prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam memakai tata kerja, prosedur dan sistem kerja pada suatu instansi adalah sebagai berikut:
1. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
2. Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tantang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.
3. Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
4. Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.
5. Dalam penetapan tahap-demi tahap dalam rangkaian pekerjaan ( misalnya soal prose¬dur surat keluar ) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah satu tujuan.
6. Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
7. Di samping itu hams ditetapkan pula skill atau kecakapan dan ketrampilan tenaj a kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Jadi ii i dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja. Dengan kata lain prosedi r kerja disusun bukan berdasarkan jumlah (quantity) tenaga kerja yang ada, melainka 1 berdasarakan skill (quality) tenaga kerja yang dibutuhkan untuk dapat menyelesa kan suatu bidang pekerjaan tertentu.


Sumber : http://failedbom.blogspot.com/2012/06/tata-kerja-prosedur-kerja-dan-sistem.html


Rabu, 18 Juni 2014

Jasa - Jasa Perbankan

 Pengertian

 Jasa Bank

 Jasa bank adalah semua aktivitas bank, baik yang secara langsung maupun tidak langsung yang berkaitan dengan tugas dan fungsi bank sebagai lembaga intermediasi, yaitu lembaga yang memperlancar terjadinya transaksi perdagangan, sebagai lembaga yang memperlancar peredaran uang serta sebagi lembaga yang memberikan jaminan kepada nasabahnya.


Transaksi Ekspor – Impor dengan Letter of Credit (L/C)

1.Pengertian L/C (Letter of Credit )

surat kredit berdokumen
janji tertulis yang diterbitkan oleh issuing bank atas dasar permohonan tertulis aplicant atau dirinya sendiri kepada
beneficiary untuk membayar atau mengaksep draft, mengizinkan bank lain untuk membayar atau mengaksep atau mengambil alih
draft, apabila dokumen yang diserahkan oleh beneficiary sesuai dengan syarat dan kondisi janji tertulis yang diterbitkan oleh
issuing bank (letter of kredit).
(Kamus Perbankkan - BI)

2.Proses dan langkah ‐ langkah L/C:

1. Negosiasi jual beli
2. Pembeli mengajukan LC
3. Bank memeriksa pengajuan LC nasabah
4. Apabila bank setuju, nasabah wajib setor jaminan
5. LC ditujukan kepada bank penerus
6. Advising Bank meneruskan LC ke produsen
7. Produsen mengirim barang
8. Produsen menyerahkan dokumen pengiriman barang kepada advising bank
9. Advising bank tidak langsung memberikan pembayaran, sebagai bank penerus selanjutnya meneruskan penagihan kepada Issuing bank.
10. Issuing bank meneliti keabsahan dokumen dan kesesuaiannya dengan isi perjanjian
11. Setelah dinyatakan sah maka issuing bank melakukan pembayaran melalui advising bank.
12. Advising bank meneruskan pembayaran kepada produsen
13. Issuing bank menagih kewajiban pembayaran pembelian barang kepada buyers
14. Buyers membayar tagihan kepada issuing bank.

Mengenal Bank Garansi

Dalam mengimplementasikan rencana bisnis, Anda mungkin memiliki banyak proyek yang pelaksanaannya akan diserahkan kepada pihak lain. Anda memerlukan keyakinan bahwa pihak lain tersebut akan memenuhi komitmennya sesuai dengan kontrak. Namun tetap ada kemungkinan bahwa proyek tidak dilaksanakan sesuai dengan rencana sehingga Anda mengalami kerugian. Dalam hal ini bank dapat memberikan jasa Bank Garansi untuk meningkatkan keyakinan Anda dan sekaligus meminimalkan risiko kerugian.

Bank Garansi adalah agunan pembayaran yang diberikan kepada pihak penerima agunan, apabila pihak yang dijamin tidak memenuhi kewajibannya. Misalkan Anda merencanakan untuk membangun sebuah hotel sehingga Anda mengundang beberapa kontraktor atau supplier untuk ikut berpartisipasi. Untuk itu, Anda mengadakan tender sebagai cara memilih calon kontraktor atau supplier yang memenuhi syarat.Dalam proses tender, Anda meminta kepada peserta untuk menyerahkan Bid Bond supaya mereka tidak membatalkan diri secara tiba-tiba setelah ditunjuk sebagai pemenang tender.

Biasanya sebagai pemilik proyek (bouwheer), Anda memberikan uang muka kepada pemenang tender untuk mulai melaksanakan proyek tersebut. Untuk mencegah hilangnya uang muka karena pemenang proyek cidera janji, Anda membutuhkan Advance Payment Bond. Setelah itu, Anda membutuhkan Performance Bond supaya Anda yakin bahwa proyek dilaksanakan sesuai dengan kesepakatan baik dalam hal kualitas, waktu dan spesifikasinya. Setelah proyek selesai, Anda memerlukan Retention/Maintenance Bond sebelum serah terima dilakukan supaya Anda yakin bahwa pelaksana proyek akan melakukan kewajiban layanan purna jual berupa perbaikan-perbaikan dan pemeliharaan dalam jangka waktu tertentu.

Jenis Bank Garansi Lainnya

Dalam praktek, mungkin Anda menemukan bank garansi khusus seperti garansi kepada maskapai pelayaran, agunan warranty, customs bond dan lain lain. Pada dasarnya Bank Garansi tersebut digunakan untuk menjamin supaya tidak terjadi cidera janji oleh pihak yang berkewajiban.

Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Bagi Penerima Bank Garansi
Pastikan keaslian dan keabsahan Bank Garansi dengan cara menghubungi bank penerbit.
Periksa masa berlaku Bank Garansi sesuai dengan jangka waktu proyek Anda.
Periksa dan pahami syarat-syarat klaim untuk memudahkan Anda melakukan klaim apabila diperlukan.

Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Bagi Pihak yang dijamin Bank Garansi
Perhatikan biaya-biaya yang harus dibayar dalam rangka penerbitan Bank Garansi.
Laksanakan kewajiban sesuai dengan yang diperjanjikan dengan pihak penerima agunan sehingga tidak terjadi klaim atas Bank Garansi yang diterbitkan.
Proses penerbitan Bank Garansi sama halnya dengan proses pemberian kredit, sehingga Anda perlu menjelaskan usaha Anda secara terbuka kepada Bank.

Catatan:
Bid Bond disebut juga Tender Bond adalah agunan penawaran.
Advance Payment Bond adalah agunan uang muka.
Performance Bond adalah agunan pelaksanaan.
Retention/Maintenance Bond adalah agunan pemeliharaan

Mengenal Electronic Banking

Bank menyediakan layanan Electronic Banking atau E-Banking untuk memenuhi kebutuhan Anda akan alternative media untuk melakukan transaksi perbankan, selain yang tersedia di kantor cabang dan ATM.

Dengan Electronic Banking, Anda tidak perlu lagi membuang waktu untuk antri di kantor-kantor bank atau ATM, karena saat ini banyak transaksi pebankan dapat dilakukan dimanapun, dan kapanpun dengan midah dan praktis melalui jaringan elektronik, seperti internet, handphone, dan telepon. Contohnya adalah transfer dana antar rekening maupun antar bank, pembayaran tagigan, pembelian pulsa isi ulang, ataupun pengecekan mutasi dan saldo rekening.

Cara Mendapatkan E-Banking

Anda yang telah memiliki rekening Tabungan atau Giro dapat mengajukan layanan E-Banking, yang meliputi internet banking, mobile banking, phone banking dan sms banking.

INTERNET BANKING

Anda dapat melakukan transaksi perbankan (finansial dan non-finansial) melalui komputer yang terhubung dengan jaringan internet bank.

Jenis Transaksi :
Transfer dana
Informasi saldo, mutasi rekening, informasi nilai tukar
Pembayaran tagihan (misal: kartu kredit, telepon, handphone, listrik)
Pembelian (misal: pulsa isi ulang, tiket pesawat, saham)

Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk keamanan transaksi Internet Banking
Jangan pernah memberitahukan User ID dan PIN (Personal Identification Number) Anda kepada orang lain, termasuk kepada petugas dan karyawan Bank
Jangan meminjamkan KeyToken pengaman transaksi Anda kepada orang lain
Jangan mencatat User ID Anda di tempat yang mudah diketahui orang lain
Gunakan User ID dan PIN Anda secara hatihati agar tidak terlihat dan diketahui oleh orang lain
Pastikan Anda mengakses alamat situs bank dengan benar. Pahami dengan baik situs bank Anda

MOBILE BANKING

Adalah layanan perbankan yang dapat diakses langsung melalui telepon selular/handphone GSM (Global for Mobile Communication) dengan menggunakan SMS (Short Message Service).

Jenis Transaksi
Transfer dana
Informasi saldo, mutasi rekening, Informasi nilai tukar
Pembayaran (kartu kredit, PLN, telepon, handphone, listrik, asuransi)
Pembelian (pulsa isi ulang, saham)

Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk keamanan transaksi Mobile Banking
Anda wajib mengamankan PIN Mobile Banking
Anda bebas membuat PIN sendiri. Jika merasa diketahui oleh orang lain, segera melakukan penggantian PIN.
Bilamana SIM Card GSM Anda hilang/dicuri/ dipindahtangankan kepada pihak lain, segera beritahukan bank Anda terdekat atau segera telepon ke Call Center bank tersebut.

PHONE BANKING

Jenis Transaksi
Transfer dana
Informasi saldo, mutasi rekening
Pembayaran (kartu kredit, PLN, telepon, handphone, listrik, asuransi)
Pembelian (pulsa isi ulang)

Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk keamanan transaksi Phone Banking
Anda wajib mengamankan PIN Phone Banking]
Anda bebas untuk membuat PIN sendiri. Jika merasa diketahui oleh orang lain, segera lakukan penggantian PIN.

SMS BANKING

Adalah layanan informasi perbankan yang dapat diakses langsung melalui telepon selular/handphone dengan menggunakan media SMS (short message service)

Jenis Transaksi
Transfer dana
Informasi saldo, mutasi rekening
Pembayaran (kartu kredit)
Pembelian (pulsa isi ulang)

Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk keamanan transaksi SMS Banking
Jangan memberitahukan kode akses/nomor pribadi SMS Banking Anda kepada orang lain
Jangan mencatat dan menyimpan kode akses/nomor pribadi SMS Banking Anda di tempat yang mudah diketahui oleh orang lain.
Setiap kali melakukan transaksi melalui SMS Banking, tunggulah beberapa saat hingga Anda menerima response balik atas transaksi tersebut.
Untuk setiap transaksi, Anda akan menerima pesan notifikasi atas transaksi berupa SMS yang akan tersimpan di dalam inbox.

Keuntungan Electronic Banking

Mudah

dapat digunakan kapan saja dan di mana saja.
hanya dengan menggunakan perintah melalui komputer dan/atau alat komunikasi yang Anda gunakan, dapat langsung melakukan transaksi perbankan tanpa harus datang ke kantor bank atau ke ATM (kecuali untuk ambil uang tunai).
Aman

Electronic Baning dilengkapi dengan security user ID dan PIN untuk menjamin keamanan atas transaksi yang Anda lakukan
Beberapa bank juga menggunakan KeyToken alat tambahan untuk mengamankan transaksi finansial, seperti Internet Banking. Dengan demikian, transaksi Anda semakin aman.
SMS Banking dilengkapi dengan sistem proteksi dengan menggunakan kode akses/nomor pribdi yang Anda pilih sendiri dan nomor ponsel yang Anda daftarkan.

Safe Deposit Box

Apakah barang berharga Anda aman? Apakah Anda tahu dimana menyimpan semua dokumen penting? Apakah tempat itu benar-benar aman terhadap kebakaran, banjir serta bencana lainnya?

Layanan Safe Deposit Box (SDB)

Layanan Safe Deposit Box (SDB) adalah jasa penyewaan kotak penyimpanan harta atau suratsurat berharga yang dirancang secara khusus dari bahan baja dan ditempatkan dalam ruang khasanah yang kokoh dan tahan api untuk menjaga keamanan barang yang disimpan dan memberikan rasa aman bagi penggunanya.

Biasanya barang yang disimpan di dalam SDB adalah barang yang bernilai tinggi dimana pemiliknya merasa tidak aman untuk menyimpannya di rumah. Pada umumnya biaya asuransi barang yang disimpan di SDB bank relatif lebih murah.

Keuntungan

Aman. Ruang penyimpanan yang kokohdilengkapi dengan sistem keamanan terus menerus selama 24 jam. Untuk membukanya diperlukan kunci dari penyewa dan kunci dari bank.
Fleksibel. Tersedia dalam berbagai ukuran sesuai dengan kebutuhan penyewa baik bagi penyewa perorangan maupun badan.
Mudah. Persyaratan sewa cukup dengan membuka tabungan atau giro (ada bank yang tidak mensyaratkan hal tersebut, namun mengenakan tarif yang berbeda).
Hal-hal yang Perlu Diperhatikan

Adanya biaya yang dibebankan kepada penyewa, antara lain uang sewa, uang agunan kunci dan denda keterlambatan pembayaran sewa.
Tidak menyimpan barang barang yang dilarang dalam SDB.
Menjaga agar kunci yang disimpan nasabah tidak hilang atau disalahgunakan pihak lain.
Memperlihatkan barang yang disimpan bila sewaktu-waktu diperlukan oleh bank.
Jika kunci yang dipegang penyewa hilang, maka uang agunan kunci akan digunakan sebagai biaya penggantian kunci dan pembongkaran SDB yang wajib disaksikan sendiri oleh penyewa.
Memiliki daftar isi dari SDB dan menyimpan foto copy (salinan) dokumen tersebut di rumah untuk referensi.
Penyewa bertanggung jawab apabila barang yang disimpan menyebabkan kerugian secara langsung maupun tidak terhadap bank dan penyewa lainnya.
Bank tidak Bertanggungjawab Atas :

Perubahan kuantitas dan kualitas, hilang, atau rusaknya barang yang bukan merupakan kesalahan bank.
Kerusakan barang akibat force majeur seperti gempa bumi, banjir, perang, huru hara, dan sebagainya.
Barang yang Tidak Boleh Disimpan dalam SDB :

Senjata api / bahan peledak.
Segala macam barang yang diduga dapat membahayakan atau merusak SDB yang bersangkutan dan tempat sekitarnya.
Barang-barang yang sangat diperlukan saat keadaan darurat seperti surat kuasa, catatan kesehatan dan petunjuk bila penyewa sakit, petunjuk bila penyewa meninggal dunia (wasiat).

Barang lainnya yang dilarang oleh bank atau ketentuan yang berlaku.

Teknologi Informasi Perbankan

Perkembangan teknologi komputer di Perbankan

Semakin majunya teknologi di dunia transaksi perbankanpun mulai mengunakan teknologi berbasis komputer untuk mempermudah transaksi dengan nasabah. yang tadinya melayani nasabah dengan harus bertemu / nasabah datang ke cabang2 bank yang disediakan oleh bank yang dia gunakan untuk menabung/infertasi menjadi lebih mudah karena bank mulai mengunakan teknoligi berbasis komputer dan sekarang sudah bisa mengakses lewat internet bahkan dengan mobile “HP” dengan SMS sudah banyak diterapkan bank.
Dalam dunia perbankan, perkembangan teknologi informasi membuat para perusahaan mengubah strategi bisnis dengan menempatkan teknologi sebagai unsur utama dalam proses inovasi produk dan jasa seperti :
- Adanya transaksi berupa Transfer uang via mobile maupun via teller.
- Adanya ATM ( Auto Teller Machine ) pengambilan uang secara cash secara 24 jam.
- Penggunaan Database di bank – bank.
- Sinkronisasi data – data pada Kantor Cabang dengan Kantor Pusat Bank.

Dengan adanya jaringan computer hubungan atau komunikasi kita dengan klien jadi lebih hemat, efisien dan cepat. Contohnya : email, teleconference.
Sedangkan di rumah dapat berkomunikasi dengan pengguna lain untuk menjalin silaturahmi (chatting), dan sebagai hiburan dapat digunakan untuk bermain game online, sharing file. Apabila kita mempunyai lebih dari satu komputer, kita bisa terhubung dengan internet melalui satu jaringan. Contohnya seperti di warnet atau rumah yang memiliki banyak kamar dan terdapat setiap komputer di dalamnya.
Pada dunia perbankan, perkembangan teknologi informasi membuat para perusahaan mengubah strategi bisnis dengan menempatkan teknologi sebagai unsur utama dalam proses inovasi produk dan jasa. Seperti halnya pelayanan electronic transaction (e-banking) melalui ATM, phone banking dan Internet Banking misalnya, merupakan bentuk-bentuk baru dari pelayanan bank yang mengubah pelayanan transaksi manual menjadi pelayanan transaksi yang berdasarkan teknologi.

Kriteria Pemilihan Teknologi Perangkat Lunak Perbankan

Lembaga keuangan di Indonesia, termasuk bank, sudah lebih cepat dan intensif dibandingkan sector atau jenis industri lainnya dalam menerapkan teknologi computer dalam memberikan pelayanannya ke nasabah. Jasa-jas ini meliputi pembayaran komputerisasi (pemindahan dana melalui computer dengan fasilitas jaringan komunikasi datanya); jasa penyetoran dan pengambilan dana secara otomatis melalui ATM atau berbagai jenis kartu plastic; homebanking dan internet banking serta fasilitas pelayanan lainnya. Beberapa contoh jenis teknologi computer tersebut diantaranya mesin Automated Teller Machine (ATM), berbagai jenis kartu kredit, Point of sales (POS), electronic fund transfer system, dan otomatisasi kliring.

Fungsi teknologi informasi (TI) telah mengalami perubahan dan perkembangan pesat pada decade terakhir ini. Fungsi TI yang semakin khusus mendorong setiap bank untuk membentuk bagian, departemen, atau unit kerja khusus tersendiri. Walaupun struktur tersebut tergantung pada berbagai factor misalnya skla bisnis dan beban kerja, tetapi unit kerja tersebut mencerminkan 2 aspek kegiatan yaitu aspek pengembangan teknologi dan aspek operasionalnya.

Fasilitas pengolahan data yang tersedia di bank saat ini merupakan hasil kemajuan teknologi dan kebutuhan untuk menjalankan operasi secara sistematis dan baik sesuai dengan aliran masuk dan keluar dana bank. Fasilitas tersebut berfungsi untuk menangani, memilih, menghitung, menyusun, melaporkan, dan mengirimkan informasi. Jadi penggunaan TI di bank dimaksud adalah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengelolaan data kegiatan usaha perbankan sehingga dapat memberikan hasil yang akurat, benar, tepat waktu, dan dapat menjamin kerahasiaan informasi (sesuai peraturan Bank Indonesia).

Fungsi TSI yang tepat tidak terlepas dari criteria pemilihan jenis teknologi yang akan digunakan oleh bank. Sistem aplikasi computer yang digunakan di bidang perbankan harus bisa mengakomodasikan semua kebutuhan bank dan sesuai dengan ketentuan otoritas moneter (salam hal ini adalah Bank Indonesia). Hal ini memerlukan pemilihan software computer mengingat jenis software yang ada dan ditawarkan di pasar relative banyak. Secara umum pemilihan ini berdasarkan kesesuaian antara kapasita bank dengan fasilitas atau kemampuan software yang akan dipilih sehingga investasi yang telah dikeluarkan benar-benar efektif dan memberikan nilai tambah terhadap bank.

Sebagai contoh, Bank yang kapasitasnya relative kecil, misalnya Bank Perkreditan Rakyat atau BPR kurang relevan bila menggunakan system aplikasi computer yang menyediakan fasilitas transaksi dalam valuta asing atau pengelolaan giro. Hal ini menginbgat bahwa BPR tidak boleh melakukan transaksi dalam valuta asing dan tidak ikut dalam lalu lintas pembayaran giral. Penggunaan software tersebut menjadi tidak efisien dan biaya investasinya lebih besar dibandingkan dengan nilai tambah yang dihasilkannya.

Kriteria pemilihan software computer perbankan yang baik sesuai dengan kebutuhan bank secara umum berdasarkan pertimbangan-pertimbangan berikut:

1. Kemampuan dokumentasi atau Penyimpanan Data

Jenis dan klasifikasi data bank yang relative banyak harus bisa ditampung oleh software yang akan digunakan, termasuk pertimbangan segi keamanan datanya. Jumlah nasabah serta frekuensi dan jumlah transaksi harian yang besar memerlukan memory computer yang besar, selain memerlukan kecepatan prosesor yang tinggi juga. Sebagai contoh BPR kurang efisien jika menggunakan mesin besar, misalnya AS/400 dalm operasionalnya karena kapasitas dan cakupan geografis BPR biasanya relative kecil.

2. Keluwesan (Flexibility)

Operasional bank selalu berkembang dengan kebutuhan yang berubah-ubah dan mungkin bertambah di kemudian hari walaupun informasi dasarnya tetap sama. Kondisi ini harus bisa diantisipasi oleh perangkat lunak computer sampai batas-batas tertentu. Setiap bank mempunyai system dan prosedur yang mungkin berbeda meskipun data atau informasi dasar yang diolahnya sama. Perangkat lunak computer yang fleksibel dapat digunakan oleh dua bank yang kapasitasnya sama tetapi system dan prosedurnya berbeda.

3. Sistem Keamanan

Sebagai lembaga kepercayaan masyarakat (agent of trusth), bank memerlukan system keamanan yang handal untuk menjaga kerahasiaan data atau keuangan nasabah; serta mencegah penyalahgunaan data atau keuangan oleh pihak lain yang tidak bertanggung jawab. Software computer perbankan yang baik harus menyediakan fasilitas pengendalian dan pengamanan tersebut.

4. Kemudahan penggunaan (user friendly)

Pengertian mudah dioperasikan bukan berarti setiap pemakai (user) bisa mengakses ke software tersebut tetapi petugas yang memang mempunyai kewenangan mudah mengoperasikan proses yang menjadi tanggung jawabnya. Tahap input, proses, dan output yang dilakukan pada software tersebut tidak menjadi penghambat dalam kegiatan perbankan secara keseluruhan. System aplikasi computer yang baik bahkan dapat mendeteksi kesalahan pengoperasian yaitu dengan memberikan error message dan memberikan petunjuk pemecahan masalahnya.

5. Sistem Pelaporan (Reporting system)

Data atau informasi yang dibutuhkan harus bisa disajikan dalam bentuk yang jelas dan mudah dimengerti. Bank memerlukan laporan-laporan yang lengkap dan jelas tersebut terutama dalam proses pemeriksaan (audit) atau penyajian laporan yang bisa dimengerti oleh pihak-pihak yang berkempentingan dengan harapan keuangan setiap bank menjadi lebih transparan dan bisa dipertanggungjawabkan.

6. Aspek Pemeliharaan

Kinerja software perbankan diharapkan relative stabil selama bank beroperasi. Kondisi ini memerlukan aspek pemeliharaaan yang baik, dalam arti secara teknis tidak sulit dilakukan dan tidak membutuhkan biaya yang relative mahal. Pemeliharaan ini juga menyangkut pergantian atau perbaikan teknis peralatan dan modifikasi atau pengembangan software.

7. Source Code

Software perbankan biasanya merupakan program paket yang sudah di-compile sehingga menjadi excecutable file. File program tersebut relative tidak bisa dirubah atau dimodifikasi seandainya bank menginginkan perubahan atau fasilitas tambahan dari software tersebut. Kondisi ini bisa diatasi jika pihak bank mempunyai dan memahami software tersevut dalam bentuk bahasa pemrograman aslinya atau source code.

Struktur informasi dan hubungan antar sub sitem aplikasi bank
HUBUNGAN ANTAR SUB SISTEM APLIKASI PADA OPERASIONAL BANK


Konsep front office yang lebih mendekati sisi nasabah dan konsep back office yang lebih mendekati sisi bank sebagai lembaga keuangan yang harus mencatat, mendokumentasikan, dan atau mempublikasikan informasi keuangan, menyebabkan system aplikasi perbankan terdiri dari sub-sub system yang saling berkaitan sesuai dengan tahap-tahap pemrosesan dan jenis-jenis data keuangan