DEFINISI KOMUNIKASI ORGANISASI
Pada dasarnya, Komunikasi adalah sebuah
tindakan untuk berbagi informasi, gagasan atau pun pendapat dari setiap
partisipan komunikasi yang terlibat didalamnya guna mencapai kesamaan
makna. Secara sederhana, komunikasi adalah proses penyampaian
atau transfer dan pemahaman suatu pengertian (meaning). Jadi dalam
berkomunikasi, kita menyampaikan pesan yang ada pada kita kepada orang lain.
Serta organisasi adalah Organisasi adalah
sekelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan
tertentu. Dan komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat
tersebut secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik.
Sedangkan
definisi komunikasi organisasi menurut beberapa ahli adalah :
·
Komunikasi
organisasi adalah suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk
mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas.
(Everet M. Rogers)
·
Komunikasi
organisasi adalah sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan
sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.
(Robert Bonnington)
·
Komunikasi
organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi didalam
kelompok fomal maupun informal dari suatu organisasi. (Wiryanto, 2005)
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan
organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia
yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi
mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode
dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya,
faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi
pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya
menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan
jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan
memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.
Komunikasi berperan penting dalam mencapai
tujuan sebuah organisasi, karena tidak mungkin sebuah organisasi akan berjalan
jika tidak ada interaksi didalamnya. Fungsi komunikasi organisasi tersebut
adalah :
- Fungsi
informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan
informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap
dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.
Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat
suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di
dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk
melaksanakan pekerjaan.
- Fungsi
regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku
dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi
regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam
tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk
mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau
intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana
semestinya. b. Berkaitan
dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.
Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang
boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
- Fungsi
persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak
akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan
ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya
daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela
oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding
kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
·
Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk
menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan
pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal
tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam
organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. b.
Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa
istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata.
Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang
lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Di dalam proses komunikasi diketahui bahwa dalam menyampaikan
pesan, dibutuhkan sebuah saluran yang berguna sebagai media untuk menyampaikan
pesan tersebut agar sampai dengan benar pada penerima pesan. Saluran merupakan perantara yang dipakai pesan dalam menempuh
perjalanan. Saluran tersebut dipilih oleh pengirim, apakah ia hendak
menggunakan saluran yang formal atau informal. Saluran formal (formal channels) disediakan
oleh organisasi dan berfungsi sebagai penyampai pesan-pesan yang berhubungan
dengan aktivitas profesional dari para anggotanya. Saluran informal (informal channels) yaitu saluran
komunikasi yang diciptakan secara spontan dan muncul sebagai tanggapan terhadap
pilihan-pilihan individual.
a.
Saluran Formal
Saluran
komunikasi formal adalah saluran yang terorganisasi dengan baik. Seperti
lembaga sosial lainnya, saluran komunikasi formal bercirikan aturan-aturan yang
stabil, pejabatnya melakukan pekerjaan yang benar-benar jelas, aturan
pekerjaannya disusun dengan baik dan dapat diikuti oleh orang yang
berbeda-beda, dan adanya sanksi yang jelas. Dalam saluran komunikasi informal itu
ada ukuran penerimaan, jalur pengiriman yang terencana, prosedur verifikasi,
dan kode etik perilaku. Karena peserta dalam organisasi itu dapat dikenali maka
mereka secara pribadi dapat dipercaya dalam pekerjaannya.
Itulah salah satu ciri
saluran komunikasi formal yang khas, sebagaimana dikatakan oleh Shibutani
(1966), adalah bahwa saluran itu berfungsi sebagai standar bagi semua laporan
yang datang dari semua sumber agar dapat diperiksa kebenarannya. Ciri kedua
adalah dalam saluran (formal) itu
sumber pesan dapat dikenali, dan tentunya dapat dipercaya. Saluran formal juga
disebut sebagai saluran yang melembaga. Sifat saluran komunikasi formal beragam
sesuai dengan jenis masyarakat di mana saluran itu berada.
b.
Saluran Informal
Komunikasi melalui saluran informal adalah komunikasi
yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih
kepada anggotanya secara individual. Saluran Informal terjadi di antara
karyawan dalam suatu organisasi yang dapat berinteraksi secara bebas satu sama
lain terlepas dari kewenangan dan fungsi jabatan mereka, seperti perbincangan antar pribadi, misalnya; selama masa
istirahat kerja. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk
berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
KOMUNIKASI VERTIKAL
Dalam
memahami organisasi dan pola komunikasi di dalamnya, satu konsep kritis adalah
arahnya. Vertical Communication (komunikasi tegak) merupakan pengiriman dan
penerimaan pesan di antara level sebuah hirarki, ke bawah dan keatas.
Komunikasi vertikal terbagi menjadi dua, yaitu :
a.
Downward
Communication (komunikasi
kebawah)
komunikasi
yang dimulai
dari manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan
manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah, terutama mengkomunikasikan pesan dari yang memiliki
kekuasaan kepada yang lebih sedikit kekuasaannya; merupakan model umum
komunikasi dalam sebuah organisasi. Komunikasi ini melibatkan instruksi,
anggaran yang disetujui atau tidak, pernyataan kebijakan, variasi dalam standar
prosedur operasi dan mencatat perubahan-perubahan lainnya, pengumuman umum,
pertemuan,ekspresi tujuan, sasaran, dan pernyataan misi. Pesan-pesan ini
mungkin dapat dikirimkan lewat memo, email, catatan,dan saluran individu ke grup atau dari individu ke
individu; atau mereka mungkin saja dapat disampaikan tidak langsung melalui
orang lain dalam hirarki.
Komunikasi kebawah seringkali berbentuk pemberian instruksi
atau penjelasan bagaimana seorang atasan menginginkan suatu tugas diselesaikan
para atasan mengirimkan informasi mengenai peraturan, kebijakan, dan standar
minimum. Para atasan juga memberikan informasi untuk menilai prestasi bawahan
atau memotivasi seorang bawahan. Komunikasi ke bawah menetapkan suatu
organisasi bisnis. Apabila sebagian besar dalam organisasi dalam bisnis berasal
daripuncak (vertikal ke bawah) dan biasanya berupa instruksi, gaya organisasi
cenderung otokrasi. Apabila sebagian besar komunikasi ke bawah bersifat mendukung
dan memiliki unsur perhatian yang besar terhadap bawahan, rangkaian sifat akan
lebih bersifat mendukung. Komunikasi seperti itu akan mendorong pembentukan
kolaborasi antara pimpinan dan pegawai. Lebih jauh lagi, komuniaksi akan
mendorong rangkaian penuh komunikasi ke atas.
b.
Upward
Communication (komunikasi
keatas)
merupakan
suatu kondisi yang mungkin lebih penting dari downward communication. Saluran upward communication membawa data dari pelanggan mengenai produksi barang dan
pelayanan, dan segala kebutuhan yang diperlukan untuk operasi organisasi dari
hari ke hari. Keterangan ini dapat digunakan bila
orang-orang yang berada di level atas di suatu organisasi adalah orang-orang
yang memiliki keterampilan mendengar, mengumpulkan feedback dan dapat dipercaya.
Upward communication dapat pula menjadi sumber subur
ide-ide baru dan penyelesaian masalah yang kreatif, terutama karena orang-orang
di bagian bawah hirarki dekat dengan masalah-masalah spesifik dan dapat lebih
waspada kepada solusi praktis daripada orang-orang yang berada di puncak
hirarki. Komunikasi keatas membawa informasi dari tingkat bawah ke tingkat atas organisasi.
Para pimpinan organisasi menerima feedback tentang
efektifitas keputusan yang telah diambilnya. Anggota tingkat bawah mempunyai
kesempatan untuk menginformasikan dan mengajukan keluhan, dan memberikan saran
untuk pengembangan. Komunikasi keatas terjadi jika pesan mengalir dari bawahan ke
manajer atau atasan. Para pegawai harus melaporkan kemajuan mereka dalam
penyelesaian tugas-tugas; jika ada, tugas-tugas apa yang menyebabkan masalah
bagi mereka; saran-saran bagi peningkatan produk atau peningkatan prosedur; dan
yang terpenting adalah perasaan mereka mengenai bagaiaman asegala sesuatu
berjalan. Komunikasi keatas merupaakan hal yang penting- para manajer
memerlukan umpan balik yang akurat mengenai pesan-pesan mereka apakah telah
dipahami atau bagaimana keputusan-keputusan tersebut diterima setelah
masalah-masalah apa yang dikembangkan.
KOMUNIKASI HORIZONTAL
Komunikasi Horizontal merupakan
jenis komunikasi yang mengambil
tempat satu level dalam organisasi. Sebagai contoh, di dalam tim, diantara
kepala departemen dan diantara pengkoordiansi dan peranan penghubung.
Terkadang, semakin cepat dan semakin efektif sebuah pesan terkirim secara
horizontal daripada upward maupun downward.
Komunikasi lateral atau horisontal terjadi antar rekan kerja. Anggota tim dan departemen
harus berkomunikasi untuk memperluas hubungan kerja mereka. Karena jalur
otoritas tidak berseberangan, maka komunikasi lateral ini lebih cepat daripada
komunikasi ke atas atau ke bawah secara hirarkis. Komunikasi horisontal terjadi
antara orang-orang yang pada tingkat yang sama atau orang-orang yang pada
tingkat yang berhubungan pada divisi yang berbeda dalam suatu organisasi.
Komunikasi horisontal yang efektif dapat membantu orang-orang untuk
mengkoordinasikan proyek menyelesaikan masalah, memberikan pemeriksaan
informasi, memecahkan konflik-konflik dan membuka jalan bagi terciptanya
hubungan-hubungan bisnis.
Namun, Seringkali komunikasi horisontal terhalang karena
kecemburuan, hambatan spesialisasi teknis, atau lokasi yang terpisah dan terlalu
banyak arus informasi yang diterima pegawai untuk memproses data secara tepat.
Sebagai contoh, orang-orang pada suatu unit mungkin merasa bahwa mereka
bersaing dengan staf produksi untuk semua jenis bonus, informasi, posisi baru,
dan sebagainyap dan mungkin berupaya membatasi jumlah informasi yang dibagikan
Tersedianya arus komunikasi horisontal
sering kali dilupakan dalam sebuah organisasi. Komunikasi horisontal sangat
penting bagi koordinasi dan integrasi dari beraneka ragam fungsi
keorganisasian. Komunikasi dari teman sejawat ke teman sejawat sering kali
diperlukan untuk mengadakan koordinasi dan dapat juga memberikan kepuasan
terhadap kebutuhan sosial.
Berikut beberapa contoh Saluran
Komunikasi dalam Organisasi :
|
Komunikasi Vertikal
|
Komunikasi Horizontal
|
|
|
Upward Communication
|
Downward
Communication
|
|
|
o Rapat- secara face to face, elektronik
o Partisipasi dalam pembuatan
keputusan (projek tim)
o Upward appraisal
o Email,
Telepon
o Newsletter
organisasi
o Kebijakan buka pintu
o Survey opini dan
audit komunikasi
|
o Instruksi tugas dan deskripsi
o Kebijakan dan manual prosedur
o Appraisal
o Pertemuan resmi
o Perintah dan arahan
o Rapat- secara face to face, elektronik
o Program Induksi karyawan baru
o Telepon, Memo dan email
o Papan pengumuman dan intranets
o Laporan annual
|
o Rapat- secara face to face, elektronik
o Lintas departemen, lintas
divisi, lintas projek
o Telepon
o Email
o Aktivitas sosial
o Program pelatihan
|
HAMBATAN-HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI EFEKTIF
Secara umum,
hambatan komunikasi terbagi dua yaitu, hambatan internal dan hambatan
eksternal; Hambatan
internal, adalah hambatan yang berasal dari dalam diri individu yang terkait
kondisi fisik dan psikologis. Contohnya, jika seorang mengalami gangguan
pendengaran maka ia akan mengalami hambatan komunikasi. Sedangkan hambatan eksternal, adalah
hambatan yang berasal dari luar individu yang terkait dengan lingkungan fisik
dan lingkungan sosial budaya. Contohnya, suara gaduh dari lingkungan sekitar
dapat menyebabkan komunikasi tidak berjalan lancar.
Secara umum hal ini
menganggu tersampainya sebuah pesan. Sedangkan hambatan komunikasi dalam organisasi
yang menyebabkan komunikasi tidak efektif adalah :
1.
Iklim
komunikasi tertutup, karyawan sedikit mengetahui tentang perusahaan. Informasi
dikuasai oleh pemimpin.
2.
Struktur
organisasi yang besar dan berjenjang , distorsi, penyampaian tertunda, persepsi
berbeda.
3.
Filtering,
pesan dirubah, diperpendek, atau diperpanjang.
4.
Tidak
percaya, merasa diperdaya, dimanipulasi atau diperlakukan dengan tidak adil.
5.
Rivalitas
antar karyawan, saling merahasiakan informasi yang bisa menguntungkan orang
lain.
Walaupun tidak ada yang
mengharapkan hambatan itu terjadi, namun hambatan itu bisa saja terjadi dalam
bentuk komunikasi apapun, karena komunikasi dilakukan dengan banyak jenis
orang, dengan cara yang berbeda-beda. Namun, cara mengatasinya adalah :
1.
Mendorong
iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback dari karyawan
2.
Menyederhanakan
struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih cepat
3.
Mempromosikan
komunikasi horizontal, meningkatkan moral, menambah ide-ide.
4.
Membuat
pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi seperti newsletter untuk memuat
berita/informasi perusahaan.
MENJADI KOMUNIKATOR YANG LEBIH EFEKTIF
Komunikator memegang peran penting dalam komunikasi, bahkan dalam proses
komunikasi, komunikator ini tidak hanya dilihat dari apa yang dikatakannya,
tapi juga berbagai aspek karakteristik seorang komunikator. Ada beberapa aspek
komunikator efektif, yaitu :
1) Kredibilitas. Kredibilitas berkaitan
dengan bagaimana para pemimpin memperoleh kepercayan dan keyakinan dari
orang-orang yang dipimpinnya. Dalam perusahaan pemimpin yang tidak punya
kredibilitas sulit mempengaruhi bawahannya.
2) Daya Tarik. Daya tarik berkenaan
dengan keadaan yang menunjukkan penerima pesan melihat komunikator sebagai
orang yang menyenangkan. Seorang pimpinan yang tidak punya sifat-sifat yang
menarik, tidak akan bisa membuat komunikasi yang menyenangkan dengan bawahan.
3) Kemampuan Intelektual. Ialah tingkat
kecakapan, kecerdasan dan keahlian dari komunikator.
4) Integritas. Yaitu Keterpaduan antara ucapan dan perbuatan.
Seorang manajer yang tidak sesuai Antara
perkataan dan perbuatannya sulit untuk pesannya dilaksanakan bawahan.
5) Keterpercayaan. Manajer yang tidak
dipercayai bawahan akan sulit menyampaikan pesan dengan baik.
6) Kepekaan Sosial. Adalah kemampuan
komunikator untuk memahami situasi di lingkungan perkantoran. Seorang manajer
seharusnya bisa melihat suasana kantor, apabila suasana sibuk maka pesan akan
disampaikan lain waktu.
7) Kematangan Tingkat Emosional. Ialah
kemampuan komunikator untuk mengendalikan emosinya, sehingga tetap dapat
melaksanakan komunikasi dalam suasana yang menyenangkan.
8) Memiliki Lingkup Pandangan dan Lingkup
Pengalaman. Artinya komunikator
mempunyai referensi pandangan dan pengalaman tentang penerima pesan. Manajer yang
baik memiliki referensi dan pemahaman yang baik tentang karyawannya, bagaimana
tingkat pendidikannya, bagaimana pengalamannya, sehingga manajer bisa
menyesuaikan dengan cara penyampaiannya dengan karyawannya agar mudah dipahami.
https://www.academia.edu/8971836/Komunikasi_dalam_Organisasi
